Außerordentlicher hybrider Verbandstag 2025

Veröffentlichung in der AM Nr. 3 am 17.01.2025

Präsidium

Hinweis/Information

Der außerordentliche Verbandstag findet als hybride Veranstaltung am 14. Februar 2025 in Duisburg statt. Zugleich ist die Zuschaltung im Wege der elektronischen Kommunikation unter Nutzung von Microsoft Teams möglich.

Außerordentlicher Verbandstag 2025

Einladung zum außerordentlichen hybriden Verbandstag

Der außerordentliche hybride Verbandstag des Fußballverbandes Niederrhein e.V. findet statt am

Freitag, den 14. Februar 2025.

Tagungsort: Duisburg. Die Zuschaltung im Wege der elektronischen Kommunikation unter Nutzung von Microsoft Teams ist gegeben (hybride Durchführung). Die Abstimmung erfolgt über VotesUp elektronisch. Dazu benötigen Sie Ihr eigenes technisches und geladenes Equipment.

Tagungsstätte bei persönlicher Anwesenheit: Sportschule Wedau, Friedrich-Alfred-Allee 10, 47055 Duisburg, Raum Frankfurt. Der Tagungsraum ist vor Ort ausgeschildert.

Tagungsbeginn: 18.00 Uhr

Tagesordnung gemäß § 22 der FVN-Satzung:

1. Begrüßung und Eröffnung
2. Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung des außerordentlichen Verbandstags
3. Feststellung der Stimmberechtigten
4. Anträge auf Änderung der Satzung
5. Schlusswort des Präsidenten

Wir weisen gemäß § 26 Abs. 1 der Satzung darauf hin, dass der außerordentliche Verbandstag ohne Rücksicht auf die Zahl der anwesenden Stimmberechtigten beschlussfähig ist.

Gemäß § 26 Abs. 3 der Satzung sind die Delegierten, die zum letzten ordentlichen Verbandstag gewählt worden sind, zugleich auch die Delegierten für den außerordentlichen Verbandstag.

Die Mitglieder der Ausschüsse können an dem Verbandstag beratend teilnehmen, wenn sie nicht als Kreisdelegierte gewählt sind. Eine Übertragung des Stimmrechts ist zulässig. 

Anträge sind gemäß § 25 der FVN-Satzung spätestens drei Wochen vor dem Verbandstag einzureichen.

Hinweise zur Durchführung:

Die Kreisvorstände bitten wir, uns die Delegierten in namentlichen Listen mit der jeweiligen Vereinszugehörigkeit, der Postanschrift der Delegierten, einer Telefonnummer sowie der aktuellen E-Mail Adresse der Delegierten an die Verbandsgeschäftsstelle per Excel-Vordruck (kommt von der Geschäftsstelle) an:

verbandstag@fvn.de zu senden.

Die Kreisvorstände werden gebeten, den Delegierten mitzuteilen, dass mit der Meldung an den Verband die obigen Daten dem Verband übermittelt werden und diese zur Durchführung der Veranstaltung genutzt werden. Zugleich bitten wir, die Delegierten zu informieren, ihr Mailpostfach zu überwachen und sich bei Nachfragen oder bei Ausbleiben von Mails des Verbandes unmittelbar an die Geschäftsstelle (verbandstag@fvn.de) zu wenden.

Der Westdeutsche Betriebssportverband e.V. hat gemäß Vertrag vom 24.04.2018 auf dem Verbandstag 6 Stimmen. Die Ausübung des Stimmrechts bestimmt der WBSV. Die Meldung der Delegierten erfolgt an die Geschäftsstelle des FVN unter Angabe der o.a. Daten. Die Delegiertenausweise werden dann durch die Geschäftsstelle zugesandt. 

Alle dem Verband gemeldeten Delegierten erhalten einen Registrierungslink für die Anmeldung zur Teilnahme am außerordentlichen Verbandstag. Die Registrierung ist bis zum 9. Februar, 23.59 Uhr, möglich und für alle Delegierten verpflichtend. Nach der erfolgreichen Registrierung (mit Eingabe der Kontaktdaten) erhalten alle Delegierten die Bestätigung Ihrer Registrierung und den Einladungslink für das Webinar, in dessen Umgebung der außerordentliche hybride Verbandstag digital durchgeführt wird, per E-Mail. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, den außerordentlichen Verbandstag in Duisburg vor Ort in Präsenz zu besuchen. Die Registrierung zur Teilnahme am außerordentlichen Verbandstag, ob digital oder in Präsenz, muss in jedem Fall abgeschlossen werden. Delegierte, die die Registrierung nicht spätestens 5 Tage vor dem Verbandstag abgeschlossen haben, werden unmittelbar durch die Geschäftsstelle kontaktiert.

Nach Ablauf der Registrierungsphase bekommen alle Delegierten am 10. Februar 2025 Ihre individuelle Einladung für die Abstimmungsplattform „VotesUp“, über die beim außerordentlichen Verbandstag die Abstimmungen durchgeführt werden. Beim ersten Besuch müssen Sie sich ein Passwort ausdenken. Bitte notieren Sie sich das Passwort, damit Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder bei VotesUP anmelden können. Den Zugangslink können Sie immer wieder verwenden, um sich schnell in der Veranstaltung einzuloggen.

Delegierte, die per elektronischer Kommunikation am Verbandstag teilnehmen möchten, wählen sich zur Veranstaltungszeit unter Nutzung des Einladungslinks ein. Die Nutzung erfolgt unter Verwendung von Microsoft Teams (Microsoft Teams-Desktop-App oder Browser-Version) sowie der Abstimmungsplattform „VotesUp“. Die Verwendung des Links setzt eine stabile Internetverbindung und einen Internetbrowser, z.B. Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox oder vergleichbar, voraus. Die Teilnahme über die Microsoft-Teams Desktop-App ist ebenfalls möglich. Der FVN gewährleistet auf Veranstalterseite, dass die im Wege der elektronischen Kommunikation Teilnehmenden unter Nutzung zumindest der o.a. Browser während der Veranstaltung die satzungsgemäßen Rechte (Rede-, Antrags- und Stimmrecht) ausüben und der Versammlung folgen können. 

Für die Funktion der eigenen Endgeräte und eine stabile Internetverbindung auf Seiten der Endnutzer sind die Delegierten verantwortlich. 

Der Einladungslink, der Ihnen auch noch einmal eine Stunde vor dem außerordentlichen hybriden Verbandstag zugeht, führt direkt in das Webinar. Rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn erfolgt eine Freischaltung der Teilnehmenden durch den Moderator. 

Ab ca. zwei Stunden vor der Veranstaltung und während der Veranstaltung wird ein technischer Support mit einer entsprechenden Telefonnummer und Mailadresse zur Verfügung stehen. Die Kontaktdaten entnehmen Sie bitte Punkt 5 der technischen Anleitung.

Über die konkreten Programmfunktionen wird im Rahmen einer mittels einer per Mail versandten Übersicht informiert. Zudem gibt es die Möglichkeit zur (freiwilligen) Testteilnahme am 12. Februar 2025 um 18.00 Uhr. Hierzu wird den Delegierten ein Test-Zugang zur Verfügung gestellt.

• Geräte: PC, Laptop, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang
• Software:
  • Einen aktuellen Internet-Browser (z. B. Chrome, Firefox oder Edge) für die Abstimmungsplattform VotesUp
  • Microsoft Teams-Desktop-App (alternativ funktioniert auch die Browser-Version von Microsoft Teams, die Sie nicht extra herunterladen müssen)
• E-Mail-Zugang: Stellen Sie sicher, dass Sie die Einladung und Ihre individuellen Zugangsdaten erhalten haben.

Der außerordentliche Verbandstag wird über ein speziell organisiertes Microsoft Teams-Webinar durchgeführt. Die Veranstaltung wird über diese Software digital übertragen und Sie haben selbstverständlich auch die Möglichkeit, sich per Ton und Bild dazuzuschalten, um einen Wortbeitrag abzugeben. 

Bitte folgen Sie diesen Schritten, um sich einzuwählen:

Zugang zum Webinar:

1. Zur Anmeldung für das Teams-Webinar erhalten Sie einen Registrierungslink per E-Mail. Über diesen Link müssen sich alle Delegierten - egal, ob Sie in Präsenz oder digital teilnehmen möchten - bis spätestens 09.02.2025, 23:59 Uhr, für die Teilnahme registrieren.  
2. Nach der erfolgreichen Registrierung (Eingabe Ihrer Kontaktdaten) erhalten Sie den Einladungslink für das Webinar erneut per Mail.   
3. Nutzung von Microsoft Teams:
   • Desktop oder Internet-Browser: Sie können das Microsoft Teams-Webinar direkt über Ihren Browser öffnen oder die Desktop-App nutzen. Über den Einladungslink, der Ihnen auch noch einmal rund eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn per Mail zugesandt wird, werden Sie am Tag des außerordentlichen Verbandstages sofort in das Webinar weitergeleitet.
   • Smartphone: Für die Teilnahme am Webinar mit Ihrem Smartphone benötigen Sie die entsprechende App auf Ihrem Gerät. Laden Sie die Teams-App aus dem App Store (iOS) oder Play Store (Android) herunter, falls diese nicht bereits installiert ist.
4. Einlass in das Webinar: Beim Eintritt in das Webinar werden Sie vom Moderator freigeschaltet, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Teilnehmer/innen Zugang erhalten.

Funktionen und Hinweise:

• Stummschaltung: Ihr Mikrofon ist standardmäßig stummgeschaltet. Verwenden Sie die Handheben-Funktion, falls Sie sprechen möchten. Der Moderator schaltet Sie dann zu dem Webinar hinzu. Sie müssen dann aber noch eigenständig Ihr Kamerabild und Ihr Mikrofon aktivieren.
• Fragen & Antworten-Funktion (F&A): Nutzen Sie die Funktionsbereich „F&A“, um schriftlich Fragen zu stellen.
• Chatfunktion: Über den Chat können Sie auf wichtige Informationen (z. B. Abstimmungslinks) zuzugreifen.
• Präsentationen: Alle relevanten Inhalte werden in Teams geteilt, sodass Sie diese live verfolgen können.

💡 Technik-Tipp: Loggen Sie sich mindestens 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung ein, um eventuelle technische Probleme rechtzeitig zu beheben.

Für die Abstimmungen während des außerordentlichen Verbandstages wird die Plattform “VotesUp” (hier geht es zum Erklär-Video) genutzt. Diese ermöglicht eine sichere und anonyme Stimmabgabe, sowohl mit Ihrem digitalen Endgerät vor Ort als auch daheim vor dem Rechner.

Vorbereitung:

1. Vor der Veranstaltung erhalten Sie am 10.02.2025 per E-Mail einen persönlichen Zugangslink für die Abstimmungsplattform „VotesUp“. 
2. Beim ersten Besuch müssen Sie sich ein Passwort ausdenken. BITTE NOTIEREN SIE SICH DAS PASSWORT, damit Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder bei VotesUP anmelden können. Den Zugangslink können Sie immer wieder verwenden, um sich schnell in der Veranstaltung einzuloggen.
3. Geräte und Browser: Stellen Sie sicher, dass Sie ein geeignetes Gerät mit Internetzugang und einen aktuellen Browser (wie z.B. Chrome, Firefox oder Safari) bereit haben.

Schritte zur Abstimmung:

1. Zugriff auf VotesUp:
   • Vor Ort: Nutzen Sie Ihr Smartphone oder ein anderes Gerät (wie z.B. Laptop oder Tablet), um VotesUp zu öffnen.
   • Loggen Sie sich vor dem Beginn der Veranstaltung bei VotesUP mit Ihren Zugangsdaten über den Zugangslink ein. 
   • Online: Der Abstimmungslink wird alternativ während des Webinars über den Teams-Chat bereitgestellt. 
2. Stimmabgabe:
   • Der Versammlungsleiter kündigt jede Abstimmung rechtzeitig an und informiert über den Ablauf.  Wenn der Versammlungsleiter eine Abstimmung eröffnet, wird Ihnen das automatisch ab diesem Zeitpunkt angezeigt wird.
   • Wählen Sie Ihre gewünschte Option aus und klicken Sie auf Absenden.
3. Ergebnisse: Die Ergebnisse werden nach Abschluss der Abstimmung bekanntgegeben.

💡 Hinweise:

• Jede Abstimmung hat ein festgelegtes Zeitfenster, das auf der Plattform angezeigt wird.
• Ihre Stimme bleibt anonym und wird verschlüsselt übermittelt.

Test-Stream und Testabstimmung

Um sicherzustellen, dass alle technischen Abläufe funktionieren, bieten wir einen Test-Stream mit mehreren Testabstimmungen an:

• 📅 Termin: Am 12. Februar 2025, um 18:00 Uhr (NUR ONLINE)
• 👉 Zugang: Die Anmeldung für den Test-Stream und die Testabstimmung laufen genauso ab wie beim außerordentlichen Verbandstag. Sie erhalten dafür separate E-Mails mit den entsprechenden Zugangslinks, die nur für die Testveranstaltung Gültigkeit haben. 

Während des Test-Streams können Sie:

• das Microsoft Teams-Webinar betreten und Ihre Technik (Mikrofon, Kamera, Lautsprecher) überprüfen,
• den Ablauf von Abstimmungen über VotesUp kennenlernen und testen.

💡 Tipp: Wir empfehlen allen Teilnehmer/innen, insbesondere Erstnutzern von Microsoft Teams oder VotesUp, den Testtermin wahrzunehmen.

💡 Weitere Tipps:

• Internetverbindung: Achten Sie auf eine stabile Internet-Verbindung, um Unterbrechungen zu vermeiden.
• Test-Stream nutzen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Technik beim Test-Stream funktioniert.
• Zugangsdaten griffbereit: Halten Sie Links und Zugangscodes jederzeit bereit.
• Endgerät(e) bitte vorher aufladen

09.02.25 - Letzter Tag der Registrierung

10.02.25 - Versand der Einladung für VotesUp/Testveranstaltung

12.02.25, 18:00 Uhr - Test-Veranstaltung

14.02.25, 18:00 Uhr - Außerordentlicher hybrider Verbandstag